Als werkgever vraag je je misschien af wat een goed ontslagvoorstel precies inhoudt. Helaas is er geen standaard antwoord op deze vraag. Een goed voorstel hangt af van verschillende factoren: de duur van het dienstverband, de reden van ontslag, of er een gespannen situatie is, of de werknemer ziek is, en wie het initiatief heeft genomen. Ontslag is maatwerk; elke situatie is uniek. In deze blog geven we je daarom enkele belangrijke punten die je moet overwegen bij het opstellen van een ontslagvoorstel in een vaststellingsovereenkomst (VSO). Een passend en zorgvuldig voorstel kan het proces vaak versnellen.

In een vaststellingsovereenkomst zijn de partijen vrij om afspraken te maken. Deze vrijheid is in veel gevallen gunstig, maar het betekent ook dat er ruimte is voor mogelijke fouten of ongunstige afspraken. Je kunt bijvoorbeeld elke einddatum overeenkomen, maar dit kan ertoe leiden dat een werknemer tijdelijk zonder uitkering zit. Wij streven naar een juridisch correcte en eerlijke oplossing voor beide partijen. We gaan ervan uit dat je met je werknemer op een eerlijke en respectvolle manier naar het einde van de arbeidsovereenkomst toe wil werken. Een eerlijk en goed ontslagvoorstel leidt vaak tot snellere en goedkopere onderhandelingen. Daarbij is het zo dat een goed ontslagvoorstel niet betekent dat zoiets kostbaar hoeft te zijn. Dat is per casus verschillend waarbij alle omstandigheden meespelen.

Er bestaan misverstanden over de transitievergoeding, ook wel ontslag- of beëindigingsvergoeding genoemd. In een VSO zijn de partijen vrij om afspraken te maken. Als beide partijen akkoord gaan, kan er zelfs geen vergoeding worden opgenomen. Een juiste vergoeding draagt bij aan de onderhandelingen en is afhankelijk van de situatie. Vaak wordt de wettelijke transitievergoeding als richtlijn gebruikt, maar deze kan hoger of lager zijn, afhankelijk van bijvoorbeeld de mate van verwijtbaarheid van de werknemer. Wij adviseren je graag over de berekening hiervan om conflicten te voorkomen.

Het is essentieel om een juridisch correcte opzegtermijn of einddatum in de VSO op te nemen. Het UWV beoordeelt de einddatum en tekendatum bij de aanvraag van een WW-uitkering. Een onjuiste opzegtermijn kan ertoe leiden dat een werknemer zonder uitkering zit. De juiste termijn wordt bepaald door de arbeidsvoorwaarden, CAO, of afwijkende contractafspraken. Afwijken van de standaard opzegtermijn kan gevolgen hebben, zoals verdubbeling voor de werkgever. Soms is meer tijd nodig voor de werknemer om te herstellen of zich om te scholen. Een andere optie is een vervroegde einddatum met een vergoeding voor de resterende maanden. Wij kunnen je hierin adviseren.

Bij situaties zoals ontslag na 2 jaar ziekte of om bedrijfseconomische redenen moet de VSO minimaal dezelfde voorwaarden bieden als een UWV-ontslagvergunning. Dit zorgt ervoor dat de werknemer geen reden heeft om de VSO niet te ondertekenen. Beide partijen hebben de voorkeur voor een VSO omdat hierin meer kan worden vastgelegd.

Na 2 jaar ziekte heeft de werknemer recht op een transitievergoeding, die de werkgever van het UWV gecompenseerd krijgt. Het is belangrijk om deze vergoeding in de VSO op te nemen en ervoor te zorgen dat de overeenkomst aan alle eisen voldoet om de compensatie te ontvangen.

Wil je meer weten over de regels die gelden als een werknemer ziek is? Klik hier voor onze blog.

Soms vraagt een werknemer zelf om een VSO, bijvoorbeeld om zich niet ziek te melden. In dit geval kun je ervoor kiezen om geen transitievergoeding toe te kennen, maar wel de werknemer aan een WW-uitkering te helpen. Als je zelf ook van de werknemer af wilt, kan een vergoeding het laatste zetje zijn.

Om de kansen van de werknemer op de arbeidsmarkt te vergroten, is het verstandig om het concurrentie- en relatiebeding te laten vervallen, terwijl het geheimhoudingsbeding intact blijft. In sommige gevallen kan een beperkte lijst van relaties of concurrenten worden opgesteld waar de werknemer niet mee mag werken.

Werkgevers kunnen vertrouwen opbouwen door een budget voor juridische kosten aan te bieden in de VSO. Dit stelt de werknemer in staat om juridische hulp in te schakelen, wat vaak leidt tot snellere en betere onderhandelingen zonder emotionele betrokkenheid.

Maak tijdens het gesprek duidelijke afspraken over het verdere proces, zoals contactmomenten en verwachtingen. Het is ook verstandig om afspraken te maken over contact met collega’s, zodat de werknemer zich volledig kan richten op de afwikkeling en een nieuwe baan.

Een zorgvuldige aanpak aan de voorkant van het ontslagproces kan het verloop aanzienlijk versnellen en kosten besparen. Neem gerust contact met ons op voor hulp bij het opstellen van een goed ontslagvoorstel in een vaststellingsovereenkomst.

Een overgangsregeling

Een overgangsregeling kan nuttig zijn om een soepele overgang voor de werknemer te waarborgen. Denk hierbij aan het aanbieden van outplacementdiensten of een training die de werknemer helpt om sneller een nieuwe baan te vinden. Dit toont niet alleen goodwill, maar kan ook het proces versoepelen.

Vergoeding voor niet-opgenomen vakantiedagen

Het is belangrijk om in de VSO op te nemen hoe wordt omgegaan met niet-opgenomen vakantiedagen. Wettelijk gezien moet de werkgever deze dagen uitbetalen. Dit kan bijdragen aan een betere verstandhouding tussen werkgever en werknemer en helpt conflicten te voorkomen. Het kan ook zo zijn dat we werknemer enige tijd vrijgesteld is van werkzaamheden met behoud van loon, juist dan kan je ook afspreken dat de resterende vakantiedagen juist niet uitbetaald worden.

Getuigschrift en referenties

Een positief getuigschrift kan de werknemer helpen bij het vinden van een nieuwe baan. Het is een kleine moeite voor de werkgever en kan veel betekenen voor de werknemer. Zorg ervoor dat het getuigschrift eerlijk en positief is.

Behoud van secundaire arbeidsvoorwaarden

Bespreek in de VSO ook wat er gebeurt met secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een leaseauto, telefoon of laptop. Soms kan het gunstig zijn om de werknemer deze middelen nog een bepaalde periode te laten gebruiken. Dit kan helpen om de onderhandelingen soepeler te laten verlopen.

Opleiding en bijscholing

Bied de werknemer de mogelijkheid tot bijscholing of omscholing aan. Dit kan helpen bij de transitie naar een nieuwe baan en wordt vaak zeer gewaardeerd door werknemers. Het toont dat je als werkgever investeert in de toekomst van de werknemer, zelfs nadat deze het bedrijf verlaat.

Afspraken over de leaseauto

Als je als werkgever een leaseauto ter beschikking hebt gesteld aan je werknemer dan doe je er verstandig aan om hierover afspraken te maken. Dat kan eruit bestaan dat de werknemer de leaseauto of het contract overneemt, of bijvoorbeeld afkoopt.

Communicatie naar collega’s

Zorg ervoor dat de communicatie naar de overige collega’s duidelijk en respectvol is. Dit voorkomt speculaties en negatieve gevoelens binnen het team. Het is vaak verstandig om een gezamenlijk statement te maken waarin het vertrek van de werknemer wordt aangekondigd en wordt uitgelegd dat het in goed overleg is gegaan.

Praktische zaken rondom uitdiensttreding

Regel praktische zaken zoals de inlevering van bedrijfseigendommen, afsluiten van e-mailaccounts en toegang tot systemen. Dit voorkomt misverstanden en zorgt voor een nette afsluiting van het dienstverband. Maak ook afspraken over wanneer de werknemer op bijvoorbeeld LinkedIn en X zijn profiel aan gaat passen en ook daar de banden met de werkgever door gaat knippen.

Verlenging van de opzegtermijn

In sommige situaties kan het wenselijk zijn om de opzegtermijn te verlengen. Dit geeft de werknemer meer tijd om een nieuwe baan te vinden en om alle zaken goed af te ronden. Bespreek dit openlijk met de werknemer en kijk wat in het belang van beide partijen is.

Oplossen van bestaande conflicten

Als er al bestaande conflicten zijn tussen de werknemer en de werkgever, is het belangrijk om deze op te lossen voordat de VSO wordt ondertekend. Dit kan door middel van een goed gesprek, of eventueel door middel van mediation. Het oplossen van conflicten zorgt ervoor dat beide partijen met een goed gevoel uit elkaar gaan.

Flexibiliteit bij ondertekening

Geef de werknemer voldoende tijd en ruimte om de VSO door te nemen en juridisch advies in te winnen. Dwing de werknemer niet om snel te ondertekenen, dit kan juist averechts werken en leidt vaak tot wantrouwen.

Een zorgvuldig en goed voorbereid ontslag aan de voorkant bespaart niet alleen tijd en kosten, maar zorgt ook voor een soepeler proces en tevredenheid bij beide partijen. Door zorgvuldig om te gaan met de opzegtermijnen, vergoedingen en andere belangrijke elementen in een vaststellingsovereenkomst, kunnen complicaties en conflicten worden voorkomen. Wil je zeker weten dat je ontslagproces optimaal verloopt? Neem vrijblijvend contact met ons op. Onze Arbeidsrecht Advocaten Koen Horstman en Jeroen Peute staan voor je klaar. Wij helpen je graag met het opstellen van een passend en juridisch correct ontslagvoorstel in een vaststellingsovereenkomst.